Terugblik op het ZorgInfoPlein 2017
Jaarlijks organiseert ZorgInfoStraat in samenwerking met Quoratio een 2-daags symposium voor leidinggevenden in de zorgadministratie, het ZorgInfoPlein. Op 8 en 9 juni vond in het prachtige congrescentrum Woudschoten in Zeist het derde ZorgInfoPlein plaats. Dit jaar was verandermanagement het centrale thema. Langs dit thema is een aantal praktische workshops georganiseerd die de leidinggevende zorgadministratie helpen om de toenemende veranderingen en het hoge tempo het hoofd te bieden. Hieronder volgt een korte terugblik op het ZorgInfoPlein.
De dagvoorzitter Sylvia Verhoef, directeur van de ZorgInfoStraat, heeft de eerste dag van het symposium geopend met het thema van het symposium: Zorgadministratie in verandering.
Door inzicht te geven in de omvang en aard van de veranderingen in de zorg, ontstond het beeld van een complexe interne en externe omgeving die voortdurend verandert. Aan de hand van enkele modellen is duidelijk geworden dat een hoofd zorgadministratie ook de principes van verandermanagement moet kennen en omarmen, zélf in staat moet zijn te veranderen en het team te begeleiden bij het veranderen. Middels vragen per App werd gelijk op groot scherm zichtbaar hoe de deelnemers zichzelf zien (als expert, manager of verandermanager) en waar ze aan denken bij het woord veranderen (zie volgende twee foto’s).
Iedere verandering brengt veranderen met zich mee.
De fasen van verandermanagement, het ontstaan en bestaan van weerstand en hoe dit om te buigen, zijn in vogelvlucht aan bod gekomen. Na de plenaire sessie was er duidelijk inspiratie voor deelname aan de workshops.
Wat verwacht een Raad van Bestuur in deze tijd van het hoofd zorgadministratie?
De veranderingen in de zorg worden door het bestuur van de zorgorganisatie zoveel mogelijk ingepast in de organisatiedoelstellingen. Vooral de vraag wat er nu en straks nodig is, houdt de bestuurder bezig en bepaalt mede de bestuurlijke agenda.
Het hoofd zorgadministratie vervult hierin een belangrijke rol vanwege zijn positie in de organisatie. Net als bij de bestuurder vindt namelijk hier de vertaalslag ‘van buiten naar binnen’ plaats. Aan de hand van zes begrippen heeft Ton Hazekamp, lid raad van bestuur van de Pantein Zorggroep, betoogt hoe een hoofd zorgadministratie kan fungeren als sparringpartner en waardevol adviseur voor de bestuurder. Dit leverde kritische vragen op uit het publiek waardoor duidelijk werd dat deze rol nog niet binnen alle zorginstellingen vanzelfsprekend is. Tijd voor verandering dus.
Na deze presentatie werden de sprekers een voor een voorgesteld en was het tijd voor een heerlijke lunch. In de middag waren er twee workshoprondes waarbij de deelnemers konden kiezen uit twee van de volgende workshops.
De behandelaar wil best wel registreren. Wat en wie moet er veranderen?
Bij de zorgadministratie wordt de behandelaar vaak gezien als degene die niet wil registreren en die overtuigd/overgehaald moet worden er toch wat aan te doen. Katrien Hendriks nam de deelnemers mee naar de belevingswereld van de behandelaar. Hoe ervaart deze de registratielast, waar loopt een behandelaar tegenaan en voor welke registratie is een behandelaar wel/niet gemotiveerd? Na de theorie en het bespreken van casussen en voorbeelden uit de praktijk was de conclusie dat de behandelaar inderdaad best wel wil registreren, maar daarbij ook ondersteuning en advies nodig heeft. De belangrijkste les voor de zorgadministratie: zet een andere bril op en probeer meer te denken vanuit het perspectief van de behandelaar. Dan kom je samen een stuk verder.
Laat je meten
Tijdens veranderingen wordt van een team gevraagd mee te veranderen. Het is dus van belang dat de manager daar goed mee kan omgaan. Veranderen vraagt om wendbaarheid, juist ook van de leidinggevende. Deze workshop, geleid door Remco Matsinger van Talent in Balans, bood de leidinggevenden een korte zelfanalyse om vast te stellen wat hun mate van wendbaarheid en veranderbereidheid is. Termen die zijn langsgekomen en houvast bieden in de omgang met een team in verandering zijn transformeren, experimenteren, meesterschap, stabiliteit en drijfveren.
Na afloop was de woordenschat van de deelnemers uitgebreid met een scala aan begrippen die het gesprek over verandering met teamleden aanzienlijk kunnen verbeteren en nuanceren. En ging iedereen naar huis met een mini persoonlijkheidsrapport op zak.
Veranderen met de robot, wat verandert er?
In de zorg is de afgelopen jaren steeds meer aandacht ontstaan voor de rol van automatisering, ‘big data’, inzet van ICT, e-health en robots. In deze workshop heeft Sylvia Verhoef duidelijk gemaakt wat de verschillende ontwikkelingen op dit vlak zijn met betrekking tot de zorg en daarmee ook de zorgadministratie. In een boeiend betoog werd uiteengezet hoe de veranderende werkzaamheden van de zorgadministratie de manager ertoe kunnen aanzetten om de inzet van bijvoorbeeld een software-robot te overwegen bij eenvoudig te standaardiseren werkzaamheden. Dat kan vaker en in meer situaties dan meestal wordt gedacht. De kunst is om zelf meer aandacht te creëren voor de ontwikkelingen op dit vlak. ‘Out-of-the-box’ denken helpt om ook gerobotiseerde oplossingen te overwegen. De inzet van een robot op de zorgadministratie vereist tenslotte een goede begeleiding van de medewerkers gezien het effect ervan op hun werkzaamheden.
Multiprojectmanagament
Het aansturen van één project is voor veel managers al een uitdaging, het hanteren van meerdere projecten is pas echt complex. In deze workshop is door Hans de Boer, manager zorgadministratie Canisius Wilhelmina ziekenhuis, en Annemieke van Herpt van Glowmanagement helder uiteengezet dat het vereenvoudigen van een ingewikkelde omgeving leidt tot meer overzicht, een beter inzicht en daardoor betere keuzes. Wist u dat een eenvoudig stappenplan met een heldere prioriteitstelling al veel rust geeft? Een slimme formule kan helpen om de medewerkers op de juiste momenten de projectactiviteiten uit te laten voeren om alle projecten tijdig en volledig af te ronden. Een interessante workshop die veel nieuwe inzichten heeft opgeleverd.
Vrijdag is plenair een schets gegeven van het effect van twee veranderingen op een zorgadministratie.
René Aaldering, manager zorgcontrol bij GGNet, heeft zijn knelpunten rondom de Jeugdwet opgelost mede door de inzet van Matthijs Tiesema, consultant bij Quoratio met vakkennis, ervaring en juiste competenties. René en Matthijs hebben op enthousiaste wijze een openhartig beeld geschetst van de veranderingen waarmee zij te maken kregen op het gebied van processen, interne en externe communicatie en het ombuigen van weerstand. Zorgcontrol vervulde een spilfunctie in het proces. Vooral het effect van vragen stellen en informatie geven is positief geweest in dit traject.
Mariët Schuurman heeft vervolgens in een interview gesproken met Sylvia Verhoef over haar ervaringen met het assessment dat zij heeft ondergaan. Net als haar team is zij beoordeeld op geschiktheid voor haar functie. In een ongedwongen en persoonlijk gesprek is naar voren gekomen dat deze kwetsbare opstelling haar heeft geholpen zichzelf en haar team beter te begrijpen. De medewerkers hebben dit gewaardeerd en het heeft een deel van de weerstand weggenomen of in ieder geval verminderd.
In de laatste plenaire sessie van het symposium heeft Remko Matsinger de deelnemers voorgehouden dat iedereen slim en efficiënt kan werken. Aan de hand van een typologiemodel heeft hij uitgelegd dat iedere medewerker een rol te spelen heeft bij verandering. Een goede verandermanager identificeert de kracht van zijn team en weet hierdoor effectief samen te werken en veranderingen te realiseren.
Na deze plenaire sessie was het tijd voor de laatste workshopronde. Hierna volgde de afsluiting en was het tijd voor weer een heerlijke, afsluitende lunch.
Opmerkelijke uitspraken over het ZorgInfoPlein:
- “Geloofwaardigheid is als frisse lucht, essentieel maar je wordt je er pas van bewust als het ontbreekt”
- “Ik merk hoe prettig het is weer geïnspireerd en opgeladen aan het werk te gaan, dat gun je alle teamleiders ZA!”
- “In dit soort kleinschalige sessies is er ruimte om daadwerkelijk van elkaar te leren en mijns inziens ligt daar ook echt de kracht van het symposium.”